Opis SKW

System kontroli wewnętrznej w Banku Spółdzielczym w Parczewie

I. CELE I ORGANIZACJA SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 1

Cele systemu kontroli wewnętrznej

W Banku Spółdzielczym w Parczewie funkcjonuje system kontroli wewnętrznej, którego celem, zgodnie z art. 9c ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, jest zapewnienie:

  1. skuteczności i efektywności działania Banku Spółdzielczego w Parczewie;
  2. wiarygodność sprawozdawczości finansowej;
  3. przestrzeganie zasad zarządzania ryzykiem;
  4. zgodność działania Banku Spółdzielczego w Parczewie z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

§ 2

Zasady funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej

System kontroli wewnętrznej funkcjonujący w Banku Spółdzielczym w Parczewie oparty jest o rozwiązania wynikające z:

  1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1876, z późn. zm.);
  2. ustawy z dnia 7 grudnia 2000 r. o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających (Dz. U. z 2016 r. poz. 1826, z późn. zm.), zwanej w dalszej części „Ustawą”);
  3. rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 6 marca 2017 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach (Dz. U. z 2017 r. poz. 637), zwanego w dalszej części „rozporządzeniem”;
  4. uchwały nr 141/2017 Komisji Nadzoru Finansowego z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie wydania Rekomendacji H dotyczącej systemu kontroli wewnętrznej w bankach (Dz. Urz. KNF z 2017 r. poz. 7);
  5. innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz dobrych praktyk w zakresie systemu kontroli wewnętrznej.

§ 3

Funkcja kontroli

1. Na funkcję kontroli składają się:

  1. mechanizmy kontrolne;
  2. niezależne monitorowanie przestrzegania mechanizmów kontrolnych (weryfikacja bieżąca, testowanie);
  3. raportowanie w ramach funkcji kontroli.
  1. Bank Spółdzielczy w Parczewie przypisuje kluczowe mechanizmy kontrolne wyodrębnionym procesom istotnym.
  2. Bank Spółdzielczy w Parczewie zapewnia dokumentację funkcji kontroli w szczególności przez:
  1. rejestrowanie każdej operacji, transakcji, produktu i usługi oraz opis systemu, procesu, struktury organizacyjnej;
  2. opis, w formie matrycy funkcji kontroli, powiązania celów, o których mowa w § 1, z procesami w działalności banku, które przez Bank Spółdzielczy w Parczewie zostały uznane za istotne, oraz kluczowymi mechanizmami kontrolnymi i niezależnym monitorowaniem przestrzegania tych mechanizmów kontrolnych.

§ 4

Struktura systemu kontroli wewnętrznej

1. Funkcjonujący w Banku Spółdzielczym w Parczewie system kontroli wewnętrznej
zorganizowany jest na trzech niezależnych liniach obrony:

  1. Pierwsza linia obrony to funkcja zarządzania ryzykiem w działalności operacyjnej Banku Spółdzielczego w Parczewie;
  2. Druga linia obrony to funkcja zarządzania ryzykiem realizowana przez specjalnie do tego powołane niezależne stanowiska lub komórki organizacyjne w strukturach Banku Spółdzielczego w Parczewie niezależne od zarządzania ryzykiem w ramach Pierwszej linii obrony, w tym stanowisko badania zgodności i kontroli wewnętrznej;
  3. Trzecia linia obrony to funkcja audytu wewnętrznego realizowana przez Spółdzielnię Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS z siedzibą w Warszawie ul. Grzybowska 81, 00- 44 Warszawa, której akta rejestrowe są przechowywane w Sądzie Rejonowym dla miasta stołecznego Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, numer KRS 0000572997, nr NIP 527-27-43-717.

§ 5

Kontrola realizowana w ramach Pierwszej linii obrony

  1. Celem kontroli realizowanej w ramach Pierwszej linii obrony jest zapewnienie zgodności wykonywanych czynności z procedurami wewnętrznymi, a także bieżące reagowanie na stwierdzone nieprawidłowości oraz monitorowanie mechanizmów kontrolnych. Kontrola ta obejmuje stanowiska, grupy ludzi lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych tej funkcji.
  2. Kontrola sprawowana jest w zakresie jakości i poprawności wykonywanych czynności przez każdego pracownika oraz dodatkowo przez osoby z nim współpracujące i jego bezpośredniego przełożonego oraz wszystkie osoby, którym czynności kontrolne wyznaczono w zakresach obowiązków.

§ 6

Kontrola realizowana w ramach Drugiej linii obrony

  1. Kontrola realizowana w ramach Drugiej linii obrony to czynności kontrolne realizowane przez specjalnie dedykowane do tego stanowiska lub komórki organizacyjne Banku Spółdzielczego w Parczewie, w tym przede wszystkim stanowisko badania zgodności i kontroli wewnętrznej podlegający bezpośrednio Prezesowi, niezależne od zarządzania ryzykiem, kontroli wykonywanych w ramach Pierwszej linii obrony oraz z zachowaniem zasady braku konfliktu interesów w realizacji czynności kontrolnych.
  2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 ma charakter ciągły i kompleksowy. Obejmuje ocenę skuteczności mechanizmów kontroli w ramach Pierwszej linii obrony oraz ocenę prawidłowości realizacji funkcji zarządzania ryzykiem w działalności Banku Spółdzielczego w Parczewie.
  3. W strukturach Banku Spółdzielczego w Parczewie działają adekwatne mechanizmy zapewniające niezależność stanowiska badania zgodności i kontroli wewnętrznej.

§ 7

Kontrola realizowana w ramach Trzeciej linii obrony

  1. Kontrola realizowana w ramach Trzeciej linii obrony to funkcja audytu wewnętrznego (audyt wewnętrzny) realizowana przez Pion Audytu Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS z siedzibą w Warszawie, która ma za zadanie badanie i ocenę, w sposób niezależny i obiektywny, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej Banku Spółdzielczego w Parczewie.
  2. Audyt wewnętrzny polega na okresowym badaniu, ocenie i doskonaleniu istniejących wdrożonych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz ich praktycznego stosowania. Audyt wewnętrzny ocenia zarówno zaprojektowanie jak i efektywność kontroli realizowanych w ramach Pierwszej i Drugiej linii obrony, a także ocenia skuteczność i adekwatność systemu zarządzania ryzykiem.

II. ODPOWIEDZIALNOŚĆORGANÓWZARZĄDZAJĄCYCHI

NADZORUJĄCYCH ZA ZAPROJEKTOWANIE, WPROWADZENIE ORAZ ZAPEWNIENIE SKUTECZNEGO I ADEKWATNEGO SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

§ 8

Zarząd Banku Spółdzielczego w Parczewie

  1. Do obowiązków Zarządu Banku Spółdzielczego w Parczewie należy zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnianie we wszystkich jednostkach organizacyjnych, komórkach organizacyjnych i stanowiskach organizacyjnych banku funkcjonowania adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, który obejmuje funkcję kontroli, stanowisko badania zgodności i kontroli wewnętrznej, oraz zapewnia niezależność tym komórkom.
  2. Zarząd Banku Spółdzielczego w Parczewie podejmuje działania mające na celu zapewnienie ciągłości działania systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwej współpracy wszystkich pracowników w ramach funkcji kontroli oraz współpracy z Zespołem zgodności i kontroli wewnętrznej oraz Spółdzielnią Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS z siedzibą w Warszawie w ramach realizacji funkcji audytu wewnętrznego, a także zapewnienie dostępu pracownikom realizującym te funkcje do

niezbędnych dokumentów źródłowych, w tym zawierających informacje prawnie chronione, w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych.

  1. W przypadku wykrycia nieprawidłowości przez system kontroli wewnętrznej Zarząd Banku Spółdzielczego w Parczewie podejmuje odpowiednie działania w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w tym określone środki naprawcze i dyscyplinujące.
  2. W ramach zapewniania przez system kontroli wewnętrznej przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych Zarząd Banku Spółdzielczego w Parczewie:
  1. odpowiada za efektywne zarządzanie w banku ryzykiem braku zgodności, rozumianym jako ryzyko skutków nieprzestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych;
  2. odpowiada za opracowanie Polityki Zgodności, zapewnienie jej przestrzegania i składanie Radzie Nadzorczej Banku Spółdzielczego w Parczewie oraz Komitetowi Audytu powołanego w Banku Spółdzielczym w Parczewie, raportów w sprawie zarządzania ryzykiem braku zgodności;
  3. w przypadku wykrycia nieprawidłowości w stosowaniu Polityki Zgodności Zarząd Banku Spółdzielczego w Parczewie podejmuje odpowiednie działania w celu usunięcia tych nieprawidłowości, w tym środki naprawcze lub dyscyplinujące.

5. Zarząd Banku Spółdzielczego w Parczewie, nie rzadziej niż raz w roku, informuje Radę
Nadzorczą Banku Spółdzielczego w Parczewie o sposobie wypełnienia zadań, o których
mowa w ust. 4.

§ 9

Komitet Audytu

1. Komitet Audytu monitoruje skuteczność systemu kontroli wewnętrznej oraz zarządzanie
ryzykiem.

2. Komitet Audytu, przynajmniej raz w roku, opiniuje funkcjonowanie i skuteczność systemu
kontroli wewnętrznej. Opinia przekazywana Radzie Nadzorczej Banku Spółdzielczego w
Parczewie sporządzana jest na podstawie:

1) informacji na temat nieprawidłowości krytycznych i znaczących zidentyfikowanych w
ramach niezależnego monitorowania oraz informacji na temat statusu realizacji środków
naprawczych i dyscyplinujących;

2) kwartalnych raportów dotyczących wyników identyfikacji, oceny, kontroli i
monitorowania wielkości i profilu ryzyka braku zgodności;

3) raportów z działalności stanowiska badania zgodności i kontroli wewnętrznej.

§ 10

Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Parczewie

  1. Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Parczewie sprawuje nadzór nad wprowadzeniem systemu kontroli wewnętrznej.
  2. Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Parczewie monitoruje skuteczność systemu kontroli wewnętrznej w oparciu o informacje uzyskane od stanowiska badania zgodności i kontroli wewnętrznej, Zarządu Banku Spółdzielczego w Parczewie, Komitetu Audytu powołanego w Banku Spółdzielczym w Parczewie oraz Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS z siedzibą w Warszawie w ramach realizacji funkcji audytu wewnętrznego.
  1. Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Parczewie dokonuje corocznej oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej Pierwszej i Drugiej linii obrony, w tym corocznej oceny adekwatności i skuteczności funkcji kontroli oraz stanowiska badania zgodności i kontroli wewnętrznej.
  2. Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Parczewie przeprowadza oceny, o których mowa w ust. 3, na podstawie opinii Komitetu Audytu.
  3. W ramach zapewniania przez system kontroli wewnętrznej przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów rynkowych Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Parczewie:
  1. nadzoruje wykonywanie obowiązków przez Zarząd Banku Spółdzielczego w Parczewie dotyczących zarządzania ryzykiem braku zgodności;
  2. zatwierdza Politykę Zgodności Banku Spółdzielczego w Parczewie;
  3. co najmniej raz w roku ocenia stopień efektywności zarządzania ryzykiem braku zgodności przez Bank Spółdzielczy w Parczewie.

§ 11

Rada Nadzorcza Banku Spółdzielczego w Parczewie corocznie dokonuje oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej Pierwszej i Drugiej linii obrony systemu kontroli wewnętrznej w oparciu o przyjęte kryteria. Do kryteriów tych należą przede wszystkim:

1) informacja na temat nieprawidłowości krytycznych i znaczących zidentyfikowanych
w ramach niezależnego monitorowania oraz informacji na temat statusu realizacji środków
naprawczych i dyscyplinujących;

2) kwartalne raporty dotyczące wyników identyfikacji, oceny, kontroli i monitorowania
wielkości i profilu ryzyka braku zgodności;

  1. raporty z działalności Zespołu zgodności i kontroli wewnętrznej;
  2. opinia Komitetu Audytu w zakresie funkcjonowania i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej;
  1. informacja Zarządu, o której mowa w §8 ust. 5 niniejszego dokumentu;
  2. ocena Rady Nadzorczej Spółdzielni Systemu Ochrony Zrzeszenia BPS z siedzibą w Warszawie dotycząca adekwatności i skuteczności audytu wewnętrznego sprawowanego w Banku przez komórkę audytu wewnętrznego Spółdzielni.